Gepubliceerd op 24 oktober 2016
De administratie publiceerde op 4 juni de circulaire nr. 22 van 1 juni 2012 waarin de technische vereisten waaraan het geregistreerd kassasysteem moet voldoen dat door btw-plichtigen moet worden gebruikt die “geregeld” maaltijden verstrekken voor verbruik ter plaatse.
Behalve de technische specificaties waaraan het geregistreerd kassasysteem moet voldoen, welke vooral van belang zijn voor de fabrikanten en verdelers van geregistreerde kassasystemen, bevat de circulaire voor de exploitant die een geregistreerd kassasysteem gebruik (verplicht of vrijwillig) enkele regels die moeten worden nageleefd in geval er een technische storing optreedt. Zo moet deze btw-plichtige:
een voorraad rekeningen of ontvangstbewijzen bewaren op de locatie waar het geregistreerd kassasysteem is opgesteld. Deze voorraad moet voldoende groot zijn, rekening houdend met de omvang van zijn economische activiteit, en moet aanwezig zijn vanaf de datum van ingebruikname van zijn geregistreerd kassasysteem.
zijn btw-controlekantoor onmiddellijk op de hoogte brengen van de technische problemen met het geregistreerd kassasysteem door het versturen van een e-mail naar het algemene dienste-mailadres van dit controlekantoor. Hij vermeldt hierin kort de aard van het probleem en de datum en uur vanaf wanneer er geen btw-kasticket meer kon worden uitgereikt. Deze melding moet ten laatste één uur na het optreden van het technisch probleem worden verstuurd. Indien deze termijn niet gehaald kan worden door overmacht (bvb. algemene stroompanne) dient de melding binnen de 24 uur worden verzonden.
in elk geval van technische problemen, waardoor geen btw-kasticket met het geregistreerde kassasysteem kan worden uitgereikt, moet er een rekening of ontvangstbewijs worden uitgereikt voor alle handelingen waarvoor er normaal een btw-kasticket moet worden uitgereikt.
Er wordt geen enkele andere noodoplossing toegestaan voor de periode waarin geen technische oplossing voorhanden is.
Wanneer het technisch probleem is opgelost, dient de btw-plichtige binnen de 24 uur opnieuw een e-mail te versturen naar het algemene dienste-mailadres van zijn btw-controlekantoor. Hierin moet hij vermelden: de datum en het uur vanaf wanneer hij opnieuw btw-kastickets kon uitreiken met zijn geregistreerd kassasysteem, de hoeveelheid rekeningen of ontvangstbewijzen die werden uitgereikt en de begin- en eindnummers van de uitreikte rekeningen of ontvangstbewijzen.
Bij een kortstondig defect wordt toegestaan dat, in afwijking van de bovenstaande procedure, één enkele e-mail wordt toegezonden aan het algemene dienste-mailadres van zijn btw-controlekantoor, met vermelding van begin- en einddatum en –uur van het technische probleem, de hoeveelheid uitgereikte rekeningen of ontvangstbewijzen en de begin- en eindnummers van de uitreikte rekeningen of ontvangstbewijzen.
Indien deze procedure niet correct en volledig wordt gevolgd, wordt de betrokken btw-plichtige geacht geen controledocument te hebben uitgereikt.
Wat vetreft de fabrikanten, invoerders en verdelers van de geregistreerde kassasystemen gelden bijzondere regels met betrekking tot de aanvraag van een erkenningsnummer en het bezorgen van de gegevens aan de administratie van aan wie welke kassa geleverd wordt.
Zo moet een verdeler bij elke levering van een geregistreerd kassasysteem de administratie op de hoogte stellen van het registratienummer van de kassa en de identiteit van de klant. Producenten en invoerders moeten dit eveneens doen voor alle in België geleverde kassasystemen.
Op onze website kan u onder de rubriek btw-topcis/horeca een lijst van veelgestelde vragen en antwoorden raadplegen met betrekking tot het geregistreerde kassasysteem.
Fisconetplus, Circulaire nr. 22 van 1 juni 2012
