Gepubliceerd op 20 april 2018
De fiscus actualiseert de voorschriften met betrekking tot het enig garagerister. Dat heeft vooral een impact voor het digitaal gehouden garageregister. De bepalingen van de nieuwe circulaire treden in werking vanaf de datum van de publicatie ervan (19 april 2018).
De belangrijkste wijzigingen ten aanzien van de vorige circulaire (nr. 16 dd. 23.03.2004) zijn de volgende:
In het register te vermelden voertuigen:
Elk landvoertuig uitgerust met een motor onderworpen aan de reglementering betreffende de inschrijving (artikel 28, § 3, 1° KB nr. 1).
De fiscus voorziet nu in een tolerantie dat de volgende voertuigen, alhoewel ze aan voormelde reglementering onderworpen zijn, niet opgenomen moeten worden in het garageregister:
Bromfietsen van klasse A
Bromfietsen van klasse B
Speed Pedelecs
Btw-eenheid
Wanneer meerdere garagebedrijven die gehouden zijn tot het bijhouden van het garageregister een btw-eenheid vormen, dan moet elk lid een garageregister houden voor zijn handelingen die in dit register ingeschreven moeten worden.
Voertuigen die op de werkplanning staan
Omdat het garageregister bestemd is een correct beeld te geven van de voertuigen aanwezig in de inrichting van de btw-plichtige op een gegeven tijdstip, stelt de fiscus nu duidelijk dat dit register niet aangevuld mag worden vooraleer het voertuig binnenkomt in de inrichting. Zo is het bv. niet toegestaan, bij de opening van de inrichting, steeds alle voertuigen in te schrijven in het register die voorzien zijn in de dagplanning terwijl zij zich nog niet in de inrichting bevinden.
Register op papier
Artikel 29, 1ste lid van het KB nr. 1 voorziet dat, vóór elk gebruik, het register moet voorgelegd worden, om geviseerd en geparafeerd te worden, op het bevoegde btw-controlekantoor. Deze verplichting werd afgeschaft wat betreft de boekhouding (artikel 2, § 1, van het koninklijk besluit van 25.01.2005) en zou vervolgens afgeschaft worden op vlak van Btw. Bij wijze van administratieve tolerantie is de verplichting tot visering en parafering geschorst in afwachting van de wijziging van de bestaande reglementering.
Geïnformatiseerd register
De twee systemen voor een geïnformatiseerd garageregister zoals voorzien in de circulaire nr. 16 dd. 23.03.2004 (via de garagefiches of via ontvangstdocument), waarbij een reeks van listings op geregelde tijdstippen moet worden afgerukt, verdwijnen of zijn op zijn minst niet meer verplicht.
Voor een geïnformatiseerd garageregister hanteert de fiscus nu dezelfde regels als die welke ze toepast voor elektronische facturering en digitale bewaring.
Bijgevolg is een geïnformatiseerd garageregister onderworpen aan 2 voorwaarden:
De btw-plichtige moet de integriteit van de inhoud van het register garanderen tot het einde van de wettelijke bewaartermijn, anders gezegd: het mag technisch niet mogelijk zijn een gegeven, na inschrijving in het register, te wijzigen of te verwijderen zonder een spoor na te laten. De oorspronkelijke inschrijving moet altijd leesbaar blijven.
De btw-plichtige bepaalt zelf hoe hij hieraan voldoet (procedure van een geavanceerde elektronische handtekening of een bedrijfscontrole die hem toestaat de inschrijvingen in het register te vergelijken met andere documenten zoals facturen, werkbonnen, rekeninguittreksels, enz. en zo vast te stellen dat de inhoud van het register juist is en niet werd gewijzigd);
De btw-plichtige moet de leesbaarheid van het register garanderen tot het einde van de wettelijke bewaartermijn – hij bepaalt zelf hoe hij hieraan voldoet.
Bewaringstermijn
De circulaire nr. 16 dd. 23.03.2004 voorzag nog in een 10-jarige bewaringstermijn. De nieuwe circulaire verwijst uiteraard naar de momenteel geldende 7-jarige bewaringstermijn, te rekenen vanaf de eerste januari van het jaar volgend op de sluiting van het register.
Plaats bewaring
Wanneer het garageregister in een elektronisch formaat wordt gehouden, moet een volledige online toegang tot de betrokken gegevens, ongeacht de plaats waar de gegevens zich digitaal bevinden, worden gewaarborgd:
Op de bedrijfszetel waarvoor het register gehouden wordt, en dit tot bij het verstrijken van de derde maand volgend op de afsluiting van het register;
Op de administratieve hoofdzetel van de btw-plichtige na het verstrijken van voormelde periode.
Fisconetplus, circulaire nr. 47, 19 april 2018
