Gepubliceerd op 24 oktober 2016
De nieuwe factureringsregels die per 1/1/2013 ingang vonden, wijzigden ook de regels inzake elektronische facturering. De nieuwe regels inzake e-invoicing worden nu door de fiscus verduidelijkt in een circulaire.
1. Toepassingsgebied
De circulaire herhaal de regels over welke lidstaat bevoegd is de factureringsregels op te leggen. Dit komt er op neer dat de Belgische regels van toepassing zijn indien:
Belgische dienstverrichter – handeling buiten de EU
Handeling in België met verlegging van heffing
leverancier/dienstverrichter in andere lidstaat – afnemer is schuldenaar van de Belgische btw en toepassing van self-billing
leverancier/dienstverrichter in België – handeling in andere lidstaat – afnemer is schuldenaar van de btw in die lidstaat – geen gebruik van self-billing
leverancier/dienstverrichter buiten EU – handeling in België
Volgens de administratie moeten facturen die vrijwillig worden uitgereikt eveneens aan de wettelijke voorwaarden voldoen. De vraag is of dit standpunt te verdedigen valt: hoe kunnen de wettelijke regels voor de factuur verplicht zijn indien de factuur zelf niet verplicht is?
2. Elektronische factuur
De fiscus benadrukt nogmaals dat er slechts sprake is van een elektronische factuur voor zover zij in elektronisch formaat zowel wordt verzonden als ontvangen. Heet formaat kan vrij gekozen worden.
Ook facturen die via PC en internet worden gefaxt zijn elektronische facturen voor zover de afnemer deze elektronisch ontvangt. Maar wat als de afnemer de fax toch nog op papier ontvangt? Dan is er in zijn hoofde geen sprake van een elektronische factuur. maar dat is voor de fiscus geen probleem. Gelet op de verouderde technologie van de papieren fax stelt zich geen probleem voor zover elke partij de authenticiteit en de integriteit van het document kan waarborgen.
Elektronische facturen kunnen perfect in één formaat worden verzonden terwijl ze in een ander formaat worden ontvangen.
Net zoals bij papieren facturen moeten de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud gewaarborgd worden en moet de afnemer akkoord gaan met het elektronisch factureren, zowel het principe zelf als met de praktijk ervan.
Voormelde aanvaarding is niet gebonden aan enige vormvoorwaarde, noch moet zij voorafgaand gebeuren aan de eerste uitreiking van een elektronische factuur.
Het is aan de leverancier om tegenover de fiscus aan te tonen dat zijn afnemer de elektronische facturen aanvaard heeft.
3. Waarborg authenticiteit
Dit is het waarborgen van de identiteit van de leverancier of de uitreiker vaan de factuur. Deze waarborg moet zowel door de leverancier als de afnemer geleverd kunnen worden, elk afzonderlijk of in overleg.
De leverancier levert deze waarborg door onder meer de inboeking van de facturen in het verkoopjournaal en het bewaren van de dubbels van de facturen.
De afnemer moet nagaan of de op de factuur vermelde leverancier wel degelijk de persoon is die de goederenlevering of de dienst heeft verricht.
4. Integriteit van de inhoud
Dit is het waarborgen dat de inhoud van de factuur geen wijzigingen heeft ondergaan. Dit belet niet dat het formaat van de factuur niet maag worden gewijzigd.
5. Varia
Verder geeft de circulaire uitleg over:
de gekwalificeerde elektronische handtekening
de geavanceerde elektronische handtekening
een EDI-toepassing
alternatieve technologieën en toepassingen
elke bedrijfscontrole die een betrouwbaar controlespoor aantoont
systematische matching van bewijsstukken
betrouwbaar controlespoor
Een externe audit kan enkel als “aanvullend” bewijs dienen
Fisconetplus, circ. nr. 14 van 4 april 2014
