Gepubliceerd op 24 oktober 2016
Zowel de accountant/boekhouder als zijn klanten en leveranciers mogen facturen in PDF-formaat doormailen. Maar men moet er wel opletten dat de herkomst en integriteit gewaarborgd blijven. Jammer dat de minister niet zegt hoe dit moet.
De Minister van Financiën bevestigt dat facturen ook uitgereikt kunnen worden per fax of via mail in PDF-formaat. Belangrijk bij deze werkwijze is dat er nog altijd een garantie moet bestaan voor de authenticiteit van de afzender (identiteit van de afzender van de factuur mag niet ter discussie staan) en de integriteit van de inhoud (garanties of controlemechanismen die manipulatie van de factuur na de verzending uitsluiten).
Om aan deze garantie te voldoen, moest men vroeger bij elektronische facturering gebruik maken van het omslachtige EDI-systeem of een beveiligde elektronische handtekening (erkenning met certificaat van bepaalde instantie). Deze voorwaarden zijn echter geschrapt uit het Btw-wetboek, waardoor ook elektronische facturen op andere wijzen kunnen worden uitgereikt, mits het naleven van voormelde garanties.
Hoe dit dan moet gebeuren voor bv. een factuur die in PDF-formaat wordt gemaild naar de klant, blijkt niet uit het antwoord van de Minister. Wel laat hij uitschijnen dat men reeds de richting aanneemt die is voorzien in de factureringsrichtlijn die vanaf 2013 in werking zal treden. Daarin is bepaald dat de vermelde garanties ook geleverd kunnen worden via bedrijfscontroles die een betrouwbaar controlespoor tussen een factuur en een levering van goederen of een dienstprestatie opleveren.
Vr. en Antw., Kamer, 2010-2011, nr. 040, blz. 3-5, Vraag nr. 239, Brotcorne, 21 januari 2011
